「伝える力」を高める3つのポイント

こんにちは。
池田です。

以前、このブログで「人に伝える力とは?」
というテーマを取り上げさせていただきました。

その際には、

「自分の意思が相手にうまく伝わらない」
「きちんと説明したつもりでも、意図したことが理解してもらえない」

といった方に対して
意思疎通をはかり、人に何かを伝える時には、
必ずしも「流暢な言葉使い」や「言語を扱うスキル」が
「望む結果」に繋がるとは限らない、といったこと。

そして、スキルばかりに囚われることなく
「何の(目的)ために、何を伝えたいのか?」を
まずは考えてみることが大切であることをお伝えしました。

第2回目 Q&A :人に伝える力とは?


(第2回目 Q&A :人に伝える力とは? を読まれる場合はこちらから)

しかし、そうは言っても、人に何かを伝える際には
最低限の「スキル」も必要となります。

そこで今回は、以前はお伝えしていなかった

「伝える力」を高める方法について、お話しさせていただきます。

3つのポイント

相手に的確に伝えるためのポイントは
いたってシンプルで、以下の3つになります。

1、メモなどに箇条書きする
2、使う言葉は極力シンプルに
3、要点を押さえる

それでは、1つ1つを
もう少し詳しく、ご説明いたします。

1、メモなどに箇条書きする

まず、「何か」を「誰か」に伝えたいときは、
面倒でも、一度メモに「言葉」として書き出してみてください。

やり方は、紙に書くなり、携帯のメモを使うなり
なんでも構いません。

なぜこの作業をするかというと、
相手に伝えることが苦手な人は、そもそも、
自分の伝えたいことが、頭の中で整理ができていない場合が多いからです。

そのため、伝えたいことを「3~5つ」くらいに
箇条書きで、まとめてみてください。

2、言葉はなるべくシンプルに

そして、まとめるときに大事なのは
出来るだけ言葉を「シンプル」にすることです。

よく、会社のミーティングや会議などでも見かけるのは、
ダラダラと長い話をして、流暢に話しているようでも、
実は何を言いたいのかサッパリ伝わっていない、という光景です。

極端な話、文法的な用語で言えば、
「主語と述語」だけでも良いのです。

だれが(主語)どうした(述語)
何が(主語)どうなった(述語)

とにかく簡単な言葉にまとめて
シンプルな箇条書きにすることを意識してみてください。

3、要点を押さえる

そして、シンプルな箇条書きにするためには、
必ず言いたいことの主旨、つまり「要点」を考えなければなりません。

要点が抜き出せなければ、
伝えたいことをシンプルな箇条書きにすることは難しいでしょう。

目的は「相手に伝わる」こと

いかがでしょうか?

やることは、非常に明確でシンプルなので、
是非、試してみてください。

ちなみに、実際に人に伝える時には
格好つけずにメモを見ながら話しても、全く問題ありません。

「暗記してプレゼンをさせる」
「メモを見ながら喋らせない」

という指導をする方もおられるかと思いますが、
目的はあくまでも、「伝えたいことを、相手に的確に伝える」ことです。

もちろん、取引先などを相手にプレゼンする際に
1~10までカンペを見ながら発表するのは、確かに問題かもしれませんが、

ここでお伝えしているのは、
あくまでも「伝えることが苦手」「うまく相手に伝えることができない」
という方に向けた内容です。

まずは、基本中の基本として、

1、メモなどに箇条書きする
2、使う言葉は極力シンプルに
3、要点を押さえる

この3つを徹底して
行うように心がけてみてください。

指導する方へ

また、部下や新人に指導する立場の方は、
「伝えることが苦手」という人に、どうやって指導すれば良いか
お悩みの方もいらっしゃると思います。

基礎的なことは、前述させていただいた3つのポイントを
是非、実践するよう促していただければと思いますが、
さらにステップアップさせる方法を、もう一つご紹介します。

私が指導する際にも、よく使う手法なのですが、
まず、打ち合わせやミーティングなどの場に、部下を同行させます。
そして、そこで「話した内容をメモさせる」のです。

もし了承が得られるのなら、会話の内容を録音して、
あとから まとめさせても構いません。

ここでメモさせるのは、議事録のように
話した内容の全てではなく「話の要点」です。

この作業をさせることで、
会話の中で、誰が(何が)どうなっているかや、話全体の流れを把握して、
それを短い言葉に集約する良い訓練になります。

人が話す内容というのは、極端な話 全てが重要ではなく、
本当に伝えたい内容は、要約すればかなり短い文章にできます。

私も講演会や講義などをする際に、
実際に話をさせていただくのが1時間~2時間ほどでも、
本当に伝えたいことは、3~5つ程度。

それを少しでも理解を深めていただいたり、
根拠を知っていただく、などために、長い時間をかけて話す必要はありますが、
「要点をまとめる」には、多くの言葉は必要ないのです。

是非、部下や新人の方を指導する際は、
上記の方法を試していただき、もし話の中から要点を的確に捉えられていたら
きちんと褒めてあげてください。

そしてもし、全ての要点が捉えられていなければ、
何が足りていなかったのかを、必ずフィードバックしてあげてください。

実践と経験の蓄積を

以上、「相手に的確に伝えるため力」を高める方法として、
3つのポイントと、指導方法についてお伝えさせていただきました。

繰り返しになりますが
3つのポイントとしては、

1、メモなどに箇条書きする
2、使う言葉は極力シンプルに
3、要点を押さえる

さらに、実際の指導方法としては
「打ち合わせやミーティングなどの、会話の内容を要約させる」

こちらを、是非 実践していただき、
「人に伝える」という、あらゆる場面で必要とされる大切な力を
より高めることに、活用していただければと思います。

それでは。

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