「伝える力」を高める３つのポイント

こんにちは。
池田です。

以前、このブログで「人に伝える力とは？」
というテーマを取り上げさせていただきました。

その際には、

「自分の意思が相手にうまく伝わらない」
「きちんと説明したつもりでも、意図したことが理解してもらえない」

といった方に対して
意思疎通をはかり、人に何かを伝える時には、
必ずしも「流暢な言葉使い」や「言語を扱うスキル」が
「望む結果」に繋がるとは限らない、といったこと。

そして、スキルばかりに囚われることなく
「何の（目的）ために、何を伝えたいのか？」を
まずは考えてみることが大切であることをお伝えしました。

第２回目 Q＆A ：人に伝える力とは？

（第２回目 Q＆A ：人に伝える力とは？　を読まれる場合はこちらから）

しかし、そうは言っても、人に何かを伝える際には
最低限の「スキル」も必要となります。

そこで今回は、以前はお伝えしていなかった

「伝える力」を高める方法について、お話しさせていただきます。

３つのポイント

相手に的確に伝えるためのポイントは
いたってシンプルで、以下の３つになります。

１、メモなどに箇条書きする
２、使う言葉は極力シンプルに
３、要点を押さえる

それでは、１つ１つを
もう少し詳しく、ご説明いたします。

１、メモなどに箇条書きする

まず、「何か」を「誰か」に伝えたいときは、
面倒でも、一度メモに「言葉」として書き出してみてください。

やり方は、紙に書くなり、携帯のメモを使うなり
なんでも構いません。

なぜこの作業をするかというと、
相手に伝えることが苦手な人は、そもそも、
自分の伝えたいことが、頭の中で整理ができていない場合が多いからです。

そのため、伝えたいことを「３～５つ」くらいに
箇条書きで、まとめてみてください。

２、言葉はなるべくシンプルに

そして、まとめるときに大事なのは
出来るだけ言葉を「シンプル」にすることです。

よく、会社のミーティングや会議などでも見かけるのは、
ダラダラと長い話をして、流暢に話しているようでも、
実は何を言いたいのかサッパリ伝わっていない、という光景です。

極端な話、文法的な用語で言えば、
「主語と述語」だけでも良いのです。

だれが（主語）どうした（述語）
何が（主語）どうなった（述語）

とにかく簡単な言葉にまとめて
シンプルな箇条書きにすることを意識してみてください。

３、要点を押さえる

そして、シンプルな箇条書きにするためには、
必ず言いたいことの主旨、つまり「要点」を考えなければなりません。

要点が抜き出せなければ、
伝えたいことをシンプルな箇条書きにすることは難しいでしょう。

目的は「相手に伝わる」こと

いかがでしょうか？

やることは、非常に明確でシンプルなので、
是非、試してみてください。

ちなみに、実際に人に伝える時には
格好つけずにメモを見ながら話しても、全く問題ありません。

「暗記してプレゼンをさせる」
「メモを見ながら喋らせない」

という指導をする方もおられるかと思いますが、
目的はあくまでも、「伝えたいことを、相手に的確に伝える」ことです。

もちろん、取引先などを相手にプレゼンする際に
１～１０までカンペを見ながら発表するのは、確かに問題かもしれませんが、

ここでお伝えしているのは、
あくまでも「伝えることが苦手」「うまく相手に伝えることができない」
という方に向けた内容です。

まずは、基本中の基本として、

１、メモなどに箇条書きする
２、使う言葉は極力シンプルに
３、要点を押さえる

この３つを徹底して
行うように心がけてみてください。

指導する方へ

また、部下や新人に指導する立場の方は、
「伝えることが苦手」という人に、どうやって指導すれば良いか
お悩みの方もいらっしゃると思います。

基礎的なことは、前述させていただいた３つのポイントを
是非、実践するよう促していただければと思いますが、
さらにステップアップさせる方法を、もう一つご紹介します。

私が指導する際にも、よく使う手法なのですが、
まず、打ち合わせやミーティングなどの場に、部下を同行させます。
そして、そこで「話した内容をメモさせる」のです。

もし了承が得られるのなら、会話の内容を録音して、
あとから まとめさせても構いません。

ここでメモさせるのは、議事録のように
話した内容の全てではなく「話の要点」です。

この作業をさせることで、
会話の中で、誰が（何が）どうなっているかや、話全体の流れを把握して、
それを短い言葉に集約する良い訓練になります。

人が話す内容というのは、極端な話 全てが重要ではなく、
本当に伝えたい内容は、要約すればかなり短い文章にできます。

私も講演会や講義などをする際に、
実際に話をさせていただくのが１時間～２時間ほどでも、
本当に伝えたいことは、３～５つ程度。

それを少しでも理解を深めていただいたり、
根拠を知っていただく、などために、長い時間をかけて話す必要はありますが、
「要点をまとめる」には、多くの言葉は必要ないのです。

是非、部下や新人の方を指導する際は、
上記の方法を試していただき、もし話の中から要点を的確に捉えられていたら
きちんと褒めてあげてください。

そしてもし、全ての要点が捉えられていなければ、
何が足りていなかったのかを、必ずフィードバックしてあげてください。

実践と経験の蓄積を

以上、「相手に的確に伝えるため力」を高める方法として、
３つのポイントと、指導方法についてお伝えさせていただきました。

繰り返しになりますが
３つのポイントとしては、

１、メモなどに箇条書きする
２、使う言葉は極力シンプルに
３、要点を押さえる

さらに、実際の指導方法としては
「打ち合わせやミーティングなどの、会話の内容を要約させる」

こちらを、是非 実践していただき、
「人に伝える」という、あらゆる場面で必要とされる大切な力を
より高めることに、活用していただければと思います。

それでは。